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Wir kennen es alle. Ein Gedanke an eine Erledigung, eine Ablenkung und weg ist der Einfall! Was hilft? Umgehend aufschreiben, damit der Kopf wieder freie Bahn hat. Nichts Neues, nichts Spektakuläres, kennen wir.

Wo schreibst du deine zu erledigenden Dinge auf?

Dies nennt sich bei den meisten Leuten, ToDo-Liste. Wer hat keine? Jede Person hat irgendwo ihre Liste mit Dingen, die darauf warten, erledigt zu werden. Wo diese Liste geführt wird, ist für das in den Griff kriegen nicht relevant, sondern was du mit diesen aufgelisteten Punkten machst. Oftmals ist diese Liste länger als die Weihnachtswunschliste der Kinder eines ganzen Schulhauses. Kennst du das auch?

Eine lange ToDo-Liste zu haben, ist grundsätzlich nicht falsch, denn es hilft dir ja sicher, an Dinge zu denken, welche wichtig sind und erledigt werden sollten. Sobald jedoch deine Liste nur Zuwachs erhält und nicht kleiner wird, empfehle ich dir etwas zu ändern. Wieso ich dies empfehle? Weil ich selbst endlose Listen führte und immer mehr das Gefühl hatte, das habe ich definitiv nicht mehr im Griff!

Deine ToDo’s in den Griff kriegen

Gibt es dafür eine Standardlösung, wie man solche Listen bändigt? Nein, denn es kommt immer auf das persönliche Empfinden und die Situation an, in welcher man sich befindet. Ich möchte dir hier meine Erfahrung weitergeben, welche mir geholfen hat, meine ToDo’s in den Griff zu bekommen.

Übersicht verschaffen

Als erstes habe ich mir alle ToDo’s aus den verschiedenen Orten zusammengetragen, um einen Gesamtüberblick zu erhalten. Dies ist bereits der erste Optimierungspunkt, führe deine ToDo’s nur an einem Ort!

Bereinigen

Im nächsten Schritt bin ich alle Punkte durchgegangen, um die Aktualität zu prüfen. Doppelt aufgeführte und bereits erledigte Einträge habe ich ersatzlos gestrichen. Lange Listen sind oftmals mit so alten ToDo’s bestückt, dass sich diese von selbst erledigt haben, aber aufgrund der Unübersichtlichkeit bisher nicht bemerkt wurden. Weiter habe ich mir beim durchsehen Gedanken gemacht, ob das aufgeschriebene wirklich mein Thema ist, oder ob ich da ToDo’s von anderen Personen führe und ich mir dies selbst auferlege. Mir hat die Überlegung geholfen, ob es wirklich relevant und wichtig ist, dass ICH das mache oder ob es einfach nur schön wäre, wenn es erledigt würde. Wenn du damit durch bist, solltest du eine bereinigte Liste haben, welche nur noch die wirklich wichtigen Dinge enthält, die DU zu erledigen hast. Du hast somit die Grundlage für die weitere Bearbeitung geschaffen.

Sichten, Zeit einplanen, streichen

Da sich ToDo-Listen nicht von selbst erledigen, ist der nächste Schritt der effektivste. Dieser lässt deine Liste nicht nur wachsen, sondern auch schrumpfen. Das zentrale Thema einer solchen Liste ist, dass die Zeit, welche für die Erledigung benötigt wird, nicht vorhanden ist. Oft wird frustriert an Randzeiten versucht, irgendwelche Dinge zu erledigen, damit zumindest etwas abgehakt werden kann. Doch das ändert sich nun.

Ich sehe mir meine ToDo-Liste mindestens einmal wöchentlich an und plane die zu erledigenden Punkte in meinem Kalender ein und entferne sie aus der Liste, denn sie sind ja jetzt mit der benötigten Zeit eingeplant. So kann ich bestimmen, wann ich für was wieviel Zeit aufwenden will und kann. Für mich war es am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig, für die ToDo’s im Kalender Termine einzutragen und die benötigte Zeit abzuschätzen. Mit der Zeit wird die Aufwandschätzung jedoch immer genauer. Dieses Vorgehen hilft mir, meine Dinge zu erledigen und nicht nur aufzuschreiben, um meine ToDo-Liste weiterwachsen zu lassen. Sollte trotz der Einplanung im Kalender etwas nicht erledigt worden sein, trage ich den geplanten Termin an einem anderen Tag ein, um dies dann zu erledigen.

So habe ich meine ToDo-Liste in den Griff gekriegt und ich hoffe, meine Erfahrung hilft auch dir weiter.

 

Die wichtigsten Schritte in Kurzform:

  • Alle ToDo-Listen zusammentragen
  • Liste bereinigen -> alte, erledigte, nicht relevante Punkte streichen
  • Regelmässige Sichtung der ToDo’s und Einplanung zur Erledigung in deinem Kalender, den geplanten Punkt aus der ToDo-Liste löschen
  • Falls eine geplante Erledigung nicht erfolgt ist, an einem anderen Tag neu einplanen
  • ToDo-Liste nur an einem Ort führen

Du willst deine ToDo’s in den Griff bekommen, weisst aber nicht genau wie du es angehen sollst? Buche jetzt ein kostenloses Erstgespräch und informiere dich, welche Möglichkeiten es gibt.

Publiziert: 24.04.2024
Adrian Riggenbach

Hallo, ich bin Adrian Riggenbach

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